Egy létesítménystratégia kialakítása hatékonyabbá teszi az FM-ek munkáját és a teljes szervezet számára is nagy előnyökkel jár. Átláthatóvá és tervezhetővé válik minden tevékenység és kiadás, tisztázódnak a prioriátások és a megvalósíthatóság, mindez természetesen a vállalati irányelvekkel összhangban. De melyek a stratégiai tervezés alapjai a létesítményüzemeltetésben?

A létesítményüzemeltetési stratégia kidolgozása egy egy-két millió négyzetméter területtel rendelkező épület esetében első alkalommal nagyjából hat hónapot vesz igénybe, ami a folyamat automatizálásával hosszabb idő is lehet. Ám egy automatizált terv folyamatosan frissíthető, ami hosszútávon javít a megtérülésen – írja az FMLink.

A létesítménystratégiák legfontosabb elemei:

1. Küldetésnyilatkozat

Az első és legfontosabb lépés az FM-részleg küldetésének kijelölése és kidolgozása, amely tartalmazza a megvalósítandó célokat és a követendő irányelveket. A létesítményüzemeltetési küldetésnyilatkozat alapját általában a cég általános irányelvei és céljai adják.

2. Célok és célkitűzések

A küldetésnyilatkozattal szoros összefüggésben állnak a célok és célkitűzések, amelyek funkcionális paramétereket és működési normákat határoznak meg a facility managerek számára. Ezekbe belefoglalhatók mennyiségi kitételek (például mérhető feladatok egy építési projekt kapcsán) és minőségi elvárások is (például szabványok kapcsán). Ezeket a célokat és célkitűzéseket mindig érdemes írásba foglalni a félreértések elkerülése érdekében.

3. Helyzetelemzés

A helyzetelemzés folyamatában olyan külső és belső eseményekre vonatkozó információkat szükséges rögzíteni, amelyek bármilyen hatással lehetnek a létesítményüzemeltetők munkájára a következő évben.

4. Kulcsfontosságú változók meghatározása

Az épületekben zajló események ismerete kritikus fontosságú a hatékony költségvetés-tervezés és üzemeltetés szempontjából. Ha például nem áll rendelkezésre a tervezett pénzügyi keret, abban az esetben több elvégzendő fejlesztés és munkafolyamat késhet. Ezért fontos azokat a változókat meghatározni előre, amelyek nagy mértékben befolyásolhatják az épület zökkenőmentes működését. Ezeket javasolt fontossági sorrendben felvezetni a létesítményre, a cégre vagy mindkettőre gyakorolt hatásuk alapján.

5. Stratégiai forgatókönyvek

A forgatókönyvek kidolgozása lehetővé teszi a létesítménygazdák számára, hogy az elkövetkező évben nagy valószínűséggel bekövetkező események alapján tervezzenek, és ennek megfelelően határozzák meg a prioritásokat és a tevékenységeket. Ezek segítségével időben fel lehet készülni az egyes fejleményekre és az ezekhez kapcsolódó elvégzendő feladatokra. A hatékonyság érdekében érdemes három-öt, egymástól teljesen különböző lehetőséget is kidolgozni, amelyeknek mindegyike reális, és a mögöttük álló feltételezések is érthetők.

6. Ajánlott stratégia

A forgatókönyvek segítségével már könnyen meg lehet fogalmazni a döntéshozóknak egy ajánlást. A választott stratégiának a következő kritériumoknak kell megfelelnie:

• Belső konzisztenciával kell rendelkeznie.
• Összhangban kell lennie a vállalati kultúrával és környezettel.
• Rugalmasnak kell lennie.
• A szükséges erőforrásoknak rendelkezésre kell állniuk a megvalósításhoz.
• A cég számára elfogadható mértékű kockázattal kell járnia.
• Egy kijelölt időkeretben megvalósíthatónak kell lennie.
• Praktikusnak kell lennie.